учет рабочего времени сотрудников

Описание страницы: таблица по учету рабочего времени от профессионалов для людей.

У нас на работе гибкий график. Приходить и уходить можно как вам удобно, но в месяц суммарно я должен отработать из расчета ежедневного стандартного восьмичасового рабочего дня. В отделе кадров время присутствия на рабочем месте рассчитывается при проходе на территорию после срабатывания магнитного пропуска, но доступа к этой информации у сотрудников нет. Для самоконтроля мне хотелось организовать систему, которая была бы автоматизирована и не требовала бы от меня каких-либо специальных действий.

Таблица эволюционировала от гугл-таблицы, где из автоматического было только цветовое оформление в зависимости от вводимых данных, до полностью автоматизированного онлайн-приложения — за счет совместного использования с гугл-скриптами и автоматического запуска через мобильное приложение по геометке. Оно наполняет таблицу данными, когда вы входите в определенную геолокацию и выходите оттуда, с учетом характерных временных периодов и задержкой на повторное срабатывание. В результате после небольшого периода отладки и выбора оптимального радиуса зоны-триггера, вся эта схема работает без погрешностей уже больше года.

Таблица определяет время присутствия на рабочем месте и окрашивает ежедневную и суммарную за месяц недоработку или переработку в спектр красного или зеленого цвета. Угрожающе-красный — при недоработке более двух часов в месяц и одного часа в день; медитативно-зеленая — при аналогичных переработках. Раньше и для реализации градиента приходилось как-то выкручиваться, но с некоторых пор Гугл ввел такую функцию штатно. При простоте самой таблицы важнейшими являются надстройки, которые автоматизируют процесс ее наполнения.

Таблица помогает мне в полной мере пользоваться возможностями гибкого графика рабочего времени, давая представление о необходимости «пересидеть» на работе или наоборот наличии возможности уйти пораньше. После ее доведения до конечного состояния я нахожусь в катарсисе, как человек, которому необходимо автоматизировать все рутинные действия или максимально оптимизировать их.

Ну, и конечно с удовольствием возглавил бы крестовый поход автоматизации на борьбу с рутиной на заказ, но пока еще не придумал, как организовать себе такую подработку.

Читайте так же:  территориальный коэффициент

Учет рабочего времени сотрудников

Законодательство предусматривает обязанность работодателя вести учет рабочего времени, фактически отработанного каждым сотрудником. За нарушение обязательства о проведении учета рабочего времени виновные должностные лица несут административную ответственность, налагаемую органами федеральной инспекции труда. До начала работы работник обязан отметить свой приход, а по окончании рабочего дня — уход в порядке, установленном в организации. Табельные доски и другие средства учета должны быть открыты для доступа к ним за полчаса до начала работы и тотчас после ее окончания. Работодатель обязан обеспечить контроль над правильностью учета явки на работу и ухода с работы. Около места учета должны находиться часы, правильно указывающие время. Основным документом, который подтверждает такой учет, является табель учета рабочего времени. Именно в нем фиксируются все виды времени присутствия/отсутствия сотрудников на рабочем месте. В программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8», ред. 3.1, есть возможность вести табель, как заполнять отдельно документ (раздел «Зарплата» – «Учет времени» – «Табели»), так и формировать отчет по форме Т-13 (раздел «Зарплата» – «Отчеты по зарплате»). Причем в данной программе совсем не обязательно формировать табель именно при помощи документа «Табель», достаточно просто сформировать отчет по форме Т-13, так как в «1С:Зарплата и управление персоналом 8», ред. 3.1, документы, которые регистрируют отсутствия сотрудников, являются и кадровыми, и расчетными.

Существуют следующие виды учета рабочего времени:

  • Не суммированный (поденный, еженедельный) – поденный применяется в случаях, когда работник имеет одинаковую продолжительность рабочего дня ежедневно, а еженедельный учет устанавливается, если продолжительность ежедневной работы работника может быть различной, но за неделю он вырабатывает одинаковую норму рабочего времени (36 часов, 24 часа и т. д., но не более установленной — 40 часов).
  • Суммированный – используется в случаях, когда продолжительность рабочего времени в день (в неделю) может быть различной. Переработка в одни дни компенсируется недоработкой в другие. При этом за учетный период (месяц, квартал, год) работник должен отработать установленную норму часов.
Читайте так же:  удержание по исполнительному листу с отпускных

Настройка графика

В программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8», ред. 3.1, вид учета рабочего времени зависит от настройки графиков работы сотрудников. Сначала выбирается способ заполнения графика, обращаю внимание на то, что при заполнении любого графика в нем указывается то количество времени, за которое сотрудник получает вознаграждение: вариант «по дням недели» подходит для сотрудников, которые работают по производственному календарю на графике пятидневка/шестидневка как на полную, так и на неполную ставку, в расписании работы необходимо будет указать количество рабочих часов в каждый рабочий день, а переключатель «по циклам произвольной длины» используется для сменных графиков. При данном выборе в поле «Расписание работы» необходимо будет задать цикл, то есть количество рабочих дней и выходных, которые будут чередоваться между собой, что и составит график работы сотрудника. При установке галки «при заполнении учитывать праздничные дни» программа при заполнении графика автоматически посчитает такие дни нерабочими для сотрудника и не проставит в них часы. Галка «неполное рабочее время» устанавливается тогда, когда сотрудник работает на ставку, отличную от 1, то есть на неполную.

Тут же выбирается вид неполного рабочего времени и задается по какому графику будет считаться норма. Для чего указывать такой график? Для того, чтобы при приеме на работу программа автоматически рассчитывала ФОТ от оклада. Например, в организацию на работу принимается сотрудник на 0,5 ставки на должность с окладом в 12000 руб. И при приеме на работу нужно, чтобы программа посчитала ФОТ ровно половину от этого оклада: и она посчитает эту половину сама, если в графике, на который принимается сотрудник, будет указан график, по которому считается норма. В противном случае оклад придется корректировать вручную.

Также есть настройка по суммированному учету рабочего времени. Обычно эта настройка используется при создании сменных графиков работы, при ее установке программа автоматически при расчете заработной платы будет считать доплату за переработки, определяя норму переработок по производственному календарю, по данным этого графика (при этом варианте может и не возникнуть переработок вовсе, если не корректировать время в табеле) или же по данным другого графика. В окне «Виды времени» (свои виды тоже разрешается создавать в справочнике «Виды времени») выбирается вид времени, за который сотрудник будет получать вознаграждение.

Читайте так же:  как ответить на приглашение на собеседование

Индивидуальный график

Во многих организациях существует такое понятие, как индивидуальный график сотрудников. В большинстве случаев его заполняют тогда, когда у сотрудника из месяца в месяц меняется количество рабочих/выходных дней, чаще всего это происходит при сменных графиках. В программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8», ред. 3.1, такой график присутствует, и его можно заполнить как на основании графика, на который был принят сотрудник (основной график обязательно должен быть, в противном случае программа не позволит провести «Прием на работу»), так и вручную (раздел «Зарплата»«Учет времени»«Индивидуальный график»). В данной программе график служит для пересчета нормы времени, а это значит, что при его заполнении и дальнейшем расчете заработной платы, программа всего лишь поменяет норму часов, но не пересчитает саму сумму за отработанные часы, так как норма и факт будут одинаковыми. Во избежание данной проблемы необходимо все отклонения от основного графика вносить документами (переработки, сверхурочная работа, работа в выходные дни, простои, невыходы и т. п.) либо править вручную табель учета рабочего времени (доступно, если в программе в разделе «Расчет зарплаты» не стоит галка «Проверять соответствие фактического времени плановому»).

В программе любое отсутствие можно зарегистрировать при помощи документов из справочника «Все отсутствия сотрудников»: командировка, больничный лист, отпуск, отпуск за свой счет, отпуск с сохранением оплаты, простои, отгулы, отсутствие по невыясненной причине. Все данные, зарегистрированные ими, будут отражены в табеле учета рабочего времени сотрудников.

Методы контроля

Любая система учета рабочего времени будет успешно применяться при правильном выборе методов контроля со стороны работодателя. Выбор способа контроля зависит от специфики деятельности организации, дисциплинированности сотрудников, корпоративной этики, финансовой позиции организации и соотношения доходов и затрат. Существуют две основные системы учета рабочего времени – ручная (журнал, контроль посещаемости со стороны непосредственных руководителей) и автоматизированная (турникеты, видеокамеры, электронные карты учета рабочего времени).

Читайте так же:  срок действия договора страхования

Работа по учету времени труда сотрудников является важной и сложной задачей, позволяющей оптимизировать работу организации, улучшить дисциплину и повысить доходы, поэтому работодатели также строго следят за выполнением табельщиком своих обязанностей. Каждая организация должна грамотно вести контроль времени труда сотрудников, так как от этого зависит их заработная плата и успешная работа самого предприятия.

Учет рабочего времени сотрудников: за и против

Как известно, доход предприятия напрямую зависит от качества труда работников. Качество не может быть хорошим, если сотрудники фирмы в рабочее время позволяют себе покурить 10 минут, причем не один раз в день. А чаи погонять 3 раза в день да по полчаса — это «святое» дело. К тому же, не редко бывает, что кому-то надо срочно сбегать в магазин, и это еще полчаса рабочего времени. Зайти в социальные сети, поболтать с друзьями и подружками — огромное искушение для работников офиса, особенно если есть доступ в интернет.

Какой же выход есть из этой ситуации? Как исправить положение? Обязательно нужно усилить надзор за работниками, вести строгий учёт рабочего времени сотрудников.

Методы учета рабочего времени

Существует много видов учета рабочего времени:

  • Старый дедовский метод — записывать в журнал, кто в какое время пришел и вышел, пил чай, курил и т.д. Есть минус — невозможно одному человеку уследить за всеми сразу. К тому же придется открывать новую вакансию надсмотрщика в каждом отделе — тоже не выход, накладно.
  • На больших заводах работники отмечаются с помощью индивидуального идентификатора, он ведет контроль за теми, кто и когда вошел на территорию предприятия. Но это тоже не решает основную внутреннюю проблему.
  • Существуют недорогие программы для ручного ввода данных, которая больше подойдет для таких профессий, которые занимаются сбором нужной информации в интернете. Но опять-таки легко забыть включить или выключить таймер — не совершенная система.
  • Биометрические системы учета — сотрудники небольшого офиса или многопрофильного крупного предприятия всегда у вас как на ладони. По отпечаткам пальцев эта система будет вести учёт рабочего времени сотрудников. Замечательная идея, но тоже есть минус, оборудование для устройства такой системы стоит очень дорого, редко кто отважится на такую жертву.
Читайте так же:  как правильно написать заявление на увольнение

Как автоматизировать учет рабочего времени персонала?

Среди огромного количества софта есть одна программа для учета рабочего времени, которая отвечает всем современным требованиям. Она проста и эффективна в использовании. Есть бесплатная пробная версия, чтобы каждый клиент мог на деле проверить и оценить работу программного обеспечения, которое нелицемерно произведет учёт рабочего времени сотрудников.

Программное обеспечение «ОфисМЕТРИКА» повысит продуктивность вашего персонала, поможет обнаружить недобросовестных сотрудников, отобьет всякое желание отвлекаться на форумы и социальные сети, опаздывающих станет намного меньше, а мотивация плодотворных сотрудников будет повышена.

Как это работает?

  • Устанавливается быстро и просто, не требуя каких-то специальных навыков. Всего за 1 день программа внедряется в ваш бизнес, и не важно, малый он или средний.
  • Статистика учета рабочего времени на каждого сотрудника показана в виде таблиц и графиков, взглянув на которые, сразу понятно кто и чем занимался в рабочее время.
  • Программа отмечает начало и окончание работы каждого сотрудника, также фиксируются перерывы на обед, перекуры и различного рода паузы. Такой подход к учету рабочего времени стимулирует сотрудников не нарушать трудовую дисциплину, а значит, время и деньги работают на предприятие.
  • Ни для кого не секрет, что посещение нежелательных сайтов очень опасно. В нечистые руки может попасть важная информация о вашем бизнесе. Программа «ОфисМЕТРИКА» поможет сделать строгий учёт рабочего времени сотрудников даже по заходам на различные сайты, на которые сотрудники заходят в течение рабочего дня. Тем самым определяет и фиксирует время, потраченное работником на прямые обязанности и на развлечения.

Кроме этого, «ОфисМЕТРИКА» не претендует на вашу конфиденциальную информацию, все данные передаются только по вашей локальной сети, а значит, гарантирует высокую безопасность.

учет рабочего времени сотрудников
Оценка 5 проголосовавших: 1

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

Please enter your comment!
Please enter your name here