стандарт делопроизводства

Описание страницы: документооборот. требования к оформлению документации 2021 г. от профессионалов для людей.

ГОСТ по оформлению документов в 2021 году — это свод правил, на основании которых составляют организационно-распорядительные бумаги.

Порядок оформления деловой документации утвержден отдельным Госстандартом России: статус ГОСТа р 7.0.97-2016 на 2021 год не изменился, он продолжает действовать и в этом отчетном периоде. К базовому нормативу Федеральное архивное агентство разработало Методические рекомендации по его применению. Обратите внимание, что 24.12.2020 Росархив утвердил новые методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в госорганах и органах местного самоуправления.

Об обновленном стандарте документооборота

Изначально планировалось ввести стандарт в действие 08.12.2016. Но Приказ Росстандарта № 435-ст от 25.05.2017 отсрочил внедрение на полтора года. С 01.07.2018 вступил в силу новый ГОСТ по делопроизводству и документообороту: в 2021 году стандарт распространяется на всю организационно-распорядительную документацию как в бумажной, так и в электронной форме, хотя и является добровольным к исполнению.

Госстандарт Р 7.0.97-2016 ссылается на два документа: ГОСТ «Делопроизводство и архивное дело» Р 7.0.8 от 17.10.2013 и «Управление документами» Р ИСО 15489-1-2019 . Кроме обновленных правил работы с документацией, новые требования к делопроизводству с 2021 г. включают приложения с формами бланков и схемами расположения реквизитов.

Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как организовать делопроизводство и документооборот в организации. Используйте эти инструкции бесплатно.

Основные новшества

Новый стандарт устанавливает ряд новых правил, отличающихся от тех, что были приведены в старом. К наиболее важным относятся:

  1. Порядок создания и правила оформления документов в делопроизводстве 2021 г. Здесь рассматривают такие вопросы, как шрифты и гарнитуры, абзацные отступы и интервалы, поля и форматирование.
  2. Инструкция по заверению копий документов. Обязательная надпись расширилась.
  3. Система оформления реквизитов. Изменились привычные, появились новые и исключены некоторые старые.

Стандарт отличается нумерацией реквизитов. Рассмотрим все нововведения более детально.

Читайте так же:  справка об алиментах образец

Порядок оформления документов

Почти весь документооборот ведется на компьютере, но допускается и бумажная документация (п. 3.1 ГОСТ). Было решено, что правила их стилевого оформления необходимо зарегламентировать. Теперь допустимо печатать документ с двух сторон листа. Сейчас поля в документе по ГОСТу в 2021 г. оформляют по новым правилам: следует проставить одинаковые размеры для левого поля лицевой страницы и правого оборотной (п. 3.2 Госстандарта). Кроме того, при создании документации на двух и более страницах, второй и следующие листы необходимо пронумеровать. Номера страниц проставляют в середине верхнего поля на расстоянии не менее 10 мм от верхнего края листа.

По новому регламенту отдается предпочтение свободно распространяемым бесплатным шрифтам размера 12, 13, 14. Ранее в Госстандарте в п. 3.3 были указаны конкретные шрифты: Times New Roman, Calibri, Arial, Verdana, но в новой редакции наименования шрифтов убраны.

Другие правила оформления делового письма по ГОСТу в 2021 году:

  1. Для экономии места уменьшают шрифты в таблицах.
  2. Интервал используют как полуторный, так и одинарный. Рекомендованный абзацный отступ — 1,25 см ( Приказ 244-ст от 14.05.2018 ).
  3. Регламент устанавливает требование к длине строки. При книжной ориентации она не превышает 7,5 см, при альбомной — 12 см (п. 3.5 Госстандарта).

Например, оформление приказа по ГОСТу в 2021 г. выглядит так:

Как проставлять отметки

Изменились правила заверения копий. Первая часть заверяющей надписи осталась прежней. Она состоит из слова «Верно», ФИО, должности и подписи лица, уполномоченного на ее проставление, и даты.

Если копию предстоит передать в другую организацию, необходимо дать ссылку на подлинник. Необходимо написать, в какой организации он находится и в каком деле хранится. Последний обязательный реквизит — печать компании.

Еще одно важное новшество, включенное в правила оформления приказов в делопроизводстве по ГОСТу в 2021 г., — отметка об электронной подписи. Во времена принятия предыдущего стандарта ее еще не использовали. А теперь стоит запомнить состав такой отметки:

  • надпись «Документ подписан электронной подписью»;
  • номер сертификата ключа;
  • ФИО его владельца;
  • срок его действия.
Читайте так же:  заявление об отказе исковых заявлений

Возможно присутствие герба Российской Федерации, эмблемы органа власти или эмблемы организации.

Какие реквизиты поменялись

Теперь бумаги содержат наименование должности лица структурного подразделения автора документа. При необходимости в правом верхнем углу допускается присутствие ограничительного грифа. А вот идентификатора электронной копии в них больше нет.

Примечательное обновление: при оформлении графы «Адресат» инициалы теперь должны стоять строго после фамилии. То же самое применимо к отметке об утверждении. Но в подписи их по-прежнему размещают перед фамилией.

Управление делопроизводством на предприятии

Принципы ведения делопроизводства утверждаются локальным нормативным актом предприятия: типовой инструкцией по делопроизводству, правилами хранения документации и ведения архива, номенклатурой дел предприятия. Утверждаются такие документы приказом руководителя.

Новые Правила делопроизводства для госорганов и органов местного самоуправления

При этом большой интерес представлял п. 2 приказа об их утверждении, в котором закреплялась особенность вступления Правил в силу: «приказ вступает в силу с даты издания Правительством Российской Федерации постановления о признании утратившим силу п. 1 постановления от 15.06.2009 № 477 “Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти”». То есть новые Правила должны были стать действующими только после отмены Правил делопроизводства в ФОИВ 2 2009 года, которые (особенно в редакции 2016 года) достаточно успешно применялись в качестве нормативно-методической основы для внедрения СЭД и работы с электронными документами. Их использовали не только государственные, но и обычные коммерческие организации, чему способствовали Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в ФОИВ (утв. приказом Росархива 23.12.2009 № 76). Таким образом, новые Правила издаются взамен Правил делопроизводства в ФОИВ и должны действовать в статусе нормативного правового акта самого высокого уровня.

Ожидаемое постановление Правительства РФ было принято 01.02.2020 за № 71, официально опубликовано 04.02.2020 и обеспечило вступление в силу новых Правил с 12 февраля 2020 г.

Сфера применения

  • федеральным государственным органам;
  • государственным органам субъектов РФ;
  • органам местного самоуправления.

Это означает, что службы делопроизводства (аппараты и управления делами) федеральных органов исполнительной власти (федеральных министерств, служб и агентств), их территориальных и подведомственных органов, а также аппараты органов власти субъектов Российской Федерации могут сразу начать планировать работу по внесению изменений в свои действующие Инструкции по делопроизводству (а возможно, и в ряд других документов, если их тоже придется актуализировать). Такая плановая работа обычно заканчивается приказом об утверждении и введении в действие новых вариантов Инструкций, Регламентов и Положений.

Читайте так же:  военнообязанный возраст в россии

Первоочередное внедрение Правил станет задачей федеральных органов исполнительной власти (в собственных аппаратах и по отрасли). Напомним, что ФОИВ издают свои Инструкции по делопроизводству по согласованию с Росархивом.

А для органов местного самоуправления следовало бы разработать методические рекомендации. Однако о подобных планах мы пока не слышали, поэтому им, видимо, придется решать задачу внедрения новых Правил и актуализации своих инструкций по делопроизводству самостоятельно.

Структура и содержание

И Правила для госорганов и органов местного самоуправления (п. 1.2), и Примерная инструкция для государственных организаций (п. 1.2) разработаны с одинаково сформулированными целями – «совершенствование делопроизводства и повышение эффективности работы с документами путем регламентации на единой правовой основе правил создания документов, технологий работы с ними, организации текущего хранения документов и подготовки к передаче в архив».

Таблица 1. Разделы нормативных правовых актов

Практика показала, что в процессе разработки конкретных инструкций по делопроизводству как государственные органы и организации, так и коммерческие компании часто заимствовали в свои инструкции структуру Правил 2009 года и Примерной инструкции 2018 года, на которые они ориентировались.

Однако при разработке Инструкции по делопроизводству на основе новых Правил 2019 года рекомендуем обратить внимание на следующие аспекты:

1. Кратко изложенный раздел 2 о документировании просто переносить в конкретную Инструкцию недостаточно. Его положения стоит развить и дополнить:

  • правилами составления и оформления отдельных видов документов (при этом обратите внимание на электронные сообщения, которые необходимы для реализации гос- и муниципальных услуг в соответствии с административными регламентами);
  • классификаторами документов, которые составляются и оформляются исключительно в бумажной и исключительно в электронной форме;
  • классификатором имен файлов электронных документов;
  • классификатором применяемых типовых унифицированных форм документов;
  • порядком утверждения электронных шаблонов (электронных.

ГОСТЫ В ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕ ОРГАНИЗАЦИИ

Существуют ли определенные правила при составлении документов в организации? На вопрос подобного характера может быть дан только один ответ: да, существуют.

Порядок подготовки документов в делопроизводстве организации устанавливают Государственные стандарты. Подготовка и оформление писем, приказов, штатного расписания и многих других документов, выходящих из-под пера руководителя, должна осуществляться с учетом требований правил, инструкций, которые, в свою очередь, разрабатываются в строгом соответствии с Государственным стандартом.

Стандартизация процесса делопроизводства предусматривает унификацию документальных форм и обеспечивает единообразие документов в пределах их видов.

Начало стандартизации делопроизводства в России было положено в 70-е годы прошлого века, когда вышли государственные стандарты: ГОСТ 6.38-72 «Система организационно-распорядительной документации. Основные положения» и ГОСТ 6.39-72 «Система организационно-распорядительной документации. Формуляр-образец», определяющие правила оформления организационно-распорядительной документации. В дальнейшем оба документа были объединены и на их основе разработан ГОСТ Р6.30-97 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», который установил состав реквизитов документов и требования к их оформлению, требования к бланкам и оформлению документов, требования к изготовлению, учету, использованию и хранению бланков с воспроизведением Государственного герба РФ и субъектов РФ.

В настоящее время действует ГОСТ Р 6 .30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», который разработан взамен ГОСТ Р 6.30-97 с учетом некоторых положений международных стандартов в области документирования управленческой деятельности. Действующий ГОСТ Р 6.30-2003 утвержден постановлением Госстандарта России от

3 марта 2003 года № 65-ст и введен в действие с 1 июля 2003 года. Положения данного ГОСТа распространяются на организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД). К системе УСОРД относятся постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и другие документы, включенные в Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД, класс 0200000), которые фиксируют решения административных и организационных вопросов, а также вопросов взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов государственной власти РФ и субъектов РФ, органов местного самоуправления, организаций и юридических лиц, независимо от формы собственности. Положения данного ГОСТа помогут правильно оформить реквизиты документов; подготовить и сформулировать текст документа, его содержательную часть для изложения управленческого решения; изготовить стандартные бланки с учетом требований ГОСТа, в том числе в автоматизированном режиме; оформить документы, отправляемые по каналам факсимильной связи или электронной почты.

При работе с документами применяется еще ряд ГОСТов для стандартизации процессов делопроизводства и архивного дела в организации: ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», который устанавливает термины и определения понятий в области делопроизводства и архивного дела и которые обязательны для применения во всех видах документации и методической литературы; ГОСТ Р 51511-2001 «Печати с воспроизведением Государственного герба РФ. Форма, размеры и технические требования», который определяет порядок использования печатей, в том числе с воспроизведением Государственного герба РФ для заверения подлинности подписей должностных лиц, а также устанавливает правила хранения, уничтожения печатей и ответственность за их применение.

Внедрение ГОСТов в организациях контролируется российским законодательством, как то: Кодексом РФ «Об административных правонарушениях» (Федеральный Закон от 30.12.2001 г. № 195-ФЗ), Федеральным Законом «О техническом регулировании» от 27.12.2002 г. № 184-ФЗ, приказом Федеральной архивной службы России «Об организации работы архивных органов по реализации Федерального Закона «О введении в действие Кодекса РФ об административных правонарушениях» от 18 февраля 2002 г. N 18. На уровне отдельной организации при внедрении ГОСТов, контроль осуществляется службой делопроизводства, архивом, службой стандартизации или иными службами по решению руководителя организации. Организация в целом, руководитель и должностные лица несут административную ответственность за порядок изготовления, использование, хранение или уничтожение бланков, применение печатей, хранение архивных документов.

Таким образом, вопрос, поставленный для обсуждения, не простой, и должностные лица, обеспечивающие делопроизводство в организации, обязаны знать требования ГОСТов и правильно их применять на практике.

стандарт делопроизводства
Оценка 5 проголосовавших: 1

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

Please enter your comment!
Please enter your name here