письменное поручение работнику образец

Описание страницы: экономика и мышление от профессионалов для людей.

Работник идет на конфликт и отказывается работать? Поручайте задания письменно

Автор: Е. Хмелевская

Введение

Когда сотрудник недобросовестно относится к своим обязанностям и перестает выполнять поручения руководства, то работодатель начинает применять дисциплинарные взыскания, допуская, что придется уволить работника по статье. Часто при этом совершают ошибку, которая разрушит доказательную базу компании в суде. Заключается она в том, что работодатель не фиксирует, когда и что поручал сотруднику. В итоге суд отменяет взыскание, а если работника уволили — восстанавливает его на работе. Рассмотрим, как правильно оформлять поручения, чтобы подготовить базу для дисциплинарного взыскания.

Зафиксируйте трудовые обязанности работника

Иногда в суде выясняется, что конкретные обязанности сотрудника ни в одном документе не закрепили. Это позволяет ему оспорить практически любое поручение работодателя. В каждом случае представителю компании приходится убеждать суд, что работник по должности обязан выполнять то или иное действие.

Если обязанностей сотрудника нет в трудовом договоре, разработайте должностную инструкцию. Не включайте в нее задачи, которые работник не выполнял ранее и которые не оговаривали при заключении договора. Закрепленные в должностной инструкции обязанности не должны изменять трудовую функцию работника. Это допустимо только с его согласия по дополнительному соглашению к трудовому договору (ст. 57,72.1,74 ТК РФ, апелляционное определение Санкт-Петербургского городского суда от 16 марта 2016 г. № 33-4445/2016).

Часто кадровые службы забывают обновлять пункты должностных инструкций, где указано, кому подчиняется работник. При этом название должности его руководителя может измениться. Поэтому в суде сотрудник укажет, что поручение исходило от неуполномоченного лица. Чтобы этого избежать, устраните все расхождения в документах и фактической ситуации. Измените должностную инструкцию или издайте приказ, где определите непосредственного руководителя и иных лиц, которые вправе давать указания работнику. Его согласия на это не требуется, если условия о подчиненности не было в трудовом договоре (ст. 57 ТК РФ).

Читайте так же:  номер государственной регистрации права собственности

Иногда в инструкциях не прописывают, что сотрудник должен выполнять поручения вышестоящего руководства. Это может повлечь отмену дисциплинарного взыскания. Например, работнице дал поручение заместитель директора департамента, который не был ее непосредственным руководителем. Однако должностная инструкция требовала, чтобы она выполняла только указания начальника отдела. Суд счел взыскание незаконным (апелляционное определение Московского областного суда от 8 июня 2015 г. по делу № 33-13388/2015).

Ознакомьте работника с обязанностями под подпись

До того как сотрудник подпишет трудовой договор, ознакомьте его под подпись с внутренними документами, которые касаются его работы (приложение 1). Если разработаете новые локальные акты, доведите их до работника в том же порядке (абз. 10 ч. второй ст. 22, ч. третья ст. 68 ТК РФ).

Без подписи сотрудника в документах вы не сможете доказать, что он знал о своих обязанностях. Так, в одном деле работодатель привлек тренера- преподавателя к ответственности за нарушение локальных актов о порядке пользования тренажерным залом. Суд пришел к выводу, что работника не ознакомили под подпись с этими документами. Следовательно, он не имел возможности их выполнять (апелляционное определение Алтайского краевого суда от 1 декабря 2015 г. по делу № 33-11462/2015).

Есть единичные случаи, когда работодателям удается доказать, что сотрудник знал свои обязанности, хотя под подпись его с ними не ознакомили. Например, документ разместили на информационном стенде, озвучили на совещании, собрании работников и т. д. Так, школе с помощью свидетельских показаний удалось доказать, что график проведения педагогических советов разместили на стенде в учительской и работница не могла о нем не знать. Дисциплинарное взыскание за неявку на педсовет суд признал законным (апелляционное определение Санкт-Петербургского городского суда от 2 февраля 2016 г. № 33-721/2016). Однако в большинстве случаев суды отклоняют такие доводы.

Читайте так же:  приходно кассовый ордер заполнить онлайн бесплатно

Подготовьте доказательства, что дали работнику конкретное поручение

Если собираетесь применить взыскание, убедитесь, что сотрудник должен выполнять те задания, по которым вы предъявите к нему претензии. Например, в одном судебном деле работника наказали за то, что он не представил отчет. Однако выяснилось, что сотрудник должен был лишь отражать движение отчета в журнале, а составлять этот документ обязан его коллега. Суд признал взыскание незаконным (апелляционное определение Верховного суда РФ от 9 ноября 2012 г. № 60-АПГ12-7).

Фиксируйте, какие поручения даете работнику. Для этого есть разные способы, которые зависят от занимаемой сотрудником должности. Поручение может следовать из протокола совещания, письма, направленного на рабочую почту, резолюции на документе, различных журналов, где фиксируются заявки на выполнение работ, и т. д.

Суды признают право работодателя направлять поручения по электронной почте (решение Комсомольского районного суда г. Тольятти Самарской области от 16 апреля 2014 г. по делу № 2-732/2014). Но, чтобы исключить спорные ситуации, такая почта должна быть не личной, а корпоративной. Безопаснее в случае конфликта с работником оформлять поручения письменно и вручать под подпись. Такой документ составляют в произвольной форме (образец ниже).

Если сотрудник отказывается получить поручение, составьте акт об этом (образец ниже). В нем отразите, когда работник узнал о содержании поручения. Если работник отказался прочесть документ, укажите, что его зачитали вслух. Акт должен фиксировать не только беседу с сотрудником, но и то, как и когда его реально ознакомили с поручением.

Лица, которых указали в акте как свидетелей, должны присутствовать в момент ознакомления работника с поручением, а не просто расписаться в акте, составленном кадровой службой. Суд вызовет их в качестве свидетелей, и противоречивые показания решат исход дела не в пользу компании.

Читайте так же:  увольнение в выходной день когда выплатить расчет

Нельзя поручать сотруднику невыполнимые задачи, ставить сроки, которые заведомо невозможно соблюдать. Работодатель должен предоставить ему документы и оборудование, которые нужны, чтобы сделать задание. Если этого не сделать, то вины работника в невыполнении поручения не будет (абз. 5 ч. второй ст. 22 ТК РФ). Так, в одном деле инженер-наладчик доказал, что для анализа проектов требовалась дополнительная информация. Суд установил, что работодатель не предоставил ему протоколы испытаний, справочники, и признал взыскание незаконным (апелляционное определение Ростовского областного суда от 11 июля 2013 г. по делу № 33-8557/2013).

Важные выводы:

1. Зафиксируйте обязанности работников в должностной инструкции, иных локальных актах и ознакомьте персонал с ними под подпись.

2. Когда назревает конфликт с сотрудником, поручайте ему задания письменно.

3. Если работник отказывается получать письменное поручение, составьте об этом акт в присутствии свидетелей.

Источник: практический журнал по кадровой работе «Кадровое дело», № 7 (175) июль 2017

Приложение N 17. Подготовка и оформление поручения руководства Службы

Проекты поручений печатаются на стандартных листах бумаги формата А4 шрифтом размером N 14 через один межстрочный интервал.

Поручение имеет следующие реквизиты: наименование должности; вид документа; дата; номер; подпись должностного лица; исполнитель; визы.

Наименование должности — руководитель (заместитель руководителя) Службы — печатается в три строки центрированным способом от границы верхнего поля прописными буквами полужирным шрифтом.

Наименование вида документа — ПОРУЧЕНИЕ — отделяется от предыдущего реквизита одним межстрочным интервалом, печатается прописными буквами полужирным шрифтом и выравнивается по центру документа.

Дата оформляется словесно-цифровым способом, например: 14 марта 2011 г. Номер состоит из знака «N», индекса руководителя (заместителя руководителя) Службы, подписавшего поручение, дефиса, строчной буквы «п», дефиса, порядкового номера, например: N 03-п-10.

Дата и номер печатаются и выравниваются по левой и правой границе текстового поля, отделяется от предыдущего реквизита одним межстрочным интервалом. Преамбула поручения (при наличии) отделяется от предыдущего реквизита двумя межстрочными интервалами, печатается и выравнивается по границам левого и правого полей документа, первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

Читайте так же:  налог на имущество юридических лиц ставка

Слово «ПОРУЧАЮ:» отделяется от предыдущего реквизита одним межстрочным интервалом и печатается прописными буквами, начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

Текст поручения отделяется от предыдущего реквизита одним межстрочным интервалом, печатается и выравнивается по границам левого и правого полей документа, первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

Подпись должностного лица отделяется от предыдущего реквизита тремя межстрочными интервалами, состоит из инициалов и фамилии, печатается и выравнивается по правой границе текстового поля.

Требования к оформлению реквизитов «исполнитель», «визы» аналогичны требованиям оформления служебных (деловых) писем, а «отметка о наличии приложений» оформляется как в приказах. Даты в тексте могут оформляться цифровым или словесно-цифровым способом, например: срок — до 03.03.2011 или срок — до 3 марта 2011 года (г.). Подлинники поручений хранятся по месту их регистрации. Копии поручения направляются адресатам лицом, их регистрирующим. Поручения нумеруются в пределах календарного года.

В каких формулировках приказа давать поручение подготовить и представить информацию

В порядке оформления распорядительных документов отражается система управления. Рекомендуем вспомнить (и напоминать руководителю), что отчитываться о выполнении поручения, сформулированного в приказе, исполнители будут тому должностному лицу, которое подписало приказ (Пример 2) как основной документ оперативного управления на основе единоначалия и без делегирования полномочий.

Управленческая схема простая:

  • руководитель подписал приказ,
  • руководитель контролирует и регулирует исполнение – ​получает отчеты и принимает решение о фактической реализации поручения (если отдельным пунктом приказа он не делегировал это иному лицу, см. «!» в Примере 1).

Формулируются поручения в приказе по обычной речевой модели: кому – ​что сделать – ​к какому сроку?

Пример 1. Фрагмент приказа, контроль исполнения которого подписант делегировал иному лицу

Читайте так же:  алименты начисляются с чистой или грязной зарплаты

Пример 2. Фрагмент приказа, контроль исполнения которого остается за подписантом

Вариант из Примера 2 означает, что в установленный срок информация предоставляется тому руководителю, который подписал приказ.
Конечно, вас может насторожить тенденция последнего времени, при которой существенно снижаются требования к качеству документов. Обратите внимание на то, что в п. 3.25 Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях (утв. приказом Росархива от 11.04.2018 № 44) и в приложении № 4 к Методическим рекомендациям по применению ГОСТ 7.0.97-2016 допускается формулировка последнего пункта приказа:

8. Контроль за исполнением приказа оставляю за собой.

Означает ли это, что вариант из Примера 2 (когда отсутствует «специальная» фраза, как в Примере 3, и явное делегирование контроля исполнения приказа, как в Примере 1), остается непонятным: кому надо отчитываться о выполнении поручений – ​кому передавать отчеты и затребованную информацию? Давно сложившаяся практика делопроизводственной работы и элементарная логика говорит: кто дал поручение, тому результат его выполнения и нужен. Но, видимо, не всем это бывает понятно, поэтому фраза из Примера 3 и стала появляться.

Примерная инструкция по делопроизводству, обязательная для государственных организаций, ее закрепила. Поэтому такие организации обязаны ее применять.

К остальным организациям имеют отношение Методические рекомендации по применению ГОСТ 7.0.97-2016, но они не обязательны. Оба упомянутых документа дружно внедряют в нашу практику новую фразу из Примера 3. Видимо, со временем она приживется. Использовать ли в документах вашей организации ее прямо сейчас – ​решать вам.

письменное поручение работнику образец
Оценка 5 проголосовавших: 1

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

Please enter your comment!
Please enter your name here